Накануне Дня административного работника – в этом году он приходится на 25 апреля  – “Заполярный вестник” провел блиц-опрос лучших секретарей Заполярного филиала и дочерних предприятий “Норильского никеля”. Выяснилось, что их объединяет одно качество. Все очень любят свою работу.

С первых минут стало понятно: секретари руководителей – очень оперативные и ответственные люди. На просьбу принять участие в блиц-опросе, разосланную в электронном виде,  все ответили очень быстро. Как становятся секретарями? Часто это просто стечение обстоятельств. Секретарь генерального директора ООО “Норильский обеспечивающий комплекс” Ирина Шистерова, приехав в Норильск в 1989 году,  столкнулась с проблемой трудоустройства. “Моими “крестными” стали Аркадий Петрович Логинов – начальник отдела кадров УПСМ и Ирина Нусиновна Макеева – начальник отдела РСС управления кадров комбината, которые дали мне путевку в жизнь, определив мое место работы на ЗМОКТМ и взяв с меня честное слово не быть “летуном”, – рассказывает Ирина. –  Слово свое я сдержала. Директор завода Герман Борисович Созаев предложил мне попробовать свои силы в качестве секретаря. Так как об этой работе я знала только по фильму “Служебный роман”, учиться мне пришлось с нуля”. “Я пришла в профессию благодаря моей сестре – у нас “семейная династия”, – поделилась своей историей  секретарь заместителя директора ЗФ по производству Анастасия Мишова. – Училась на последнем курсе института и только устроилась на Надеждинский металлургический завод. Сестра Вика уходила в отпуск (она работала в приемной директора завода), и я осталась исполнять обязанности за нее. Поработала пару месяцев – и поняла, что это мое!” “Считаю, что секретарь – это душевное призвание”, – выводит  формулу успеха Анастасия Мишова. Секретарь руководителя управления автоматизации производства Тамара Давыденко вспоминает, что о своей работе мечтала еще в детстве: “Я смотрела фильмы про Ленина и наблюдала за работой его секретарей. И мне до того захотелось стать секретарем! Оттуда пошло. Секретарем я работаю с 1984 года, мне предлагали другие должности и выше оклад. Я отказывалась. Это мое место, оно мне нравится”. Человек разными путями попадает в профессию, главное – оказаться на своем месте. Все участницы опроса сообщили, что очень любят свою работу. За разноплановость и разнообразие функций, за общение каждый день с интересными людьми и собеседниками, за возможность помогать руководителю и людям, обращающимся с различными вопросами.   Оградить от маленьких проблем Большие начальники решают большие производственные проблемы. Какую роль в этом процессе играют секретари и какими талантами должны обладать? “Секретарь создает благоприятные условия для работы руководителя. Важно уметь быстро переключаться с одного поручения на другое, не упустив при этом главного”, – лаконично отвечает Лариса Москвина, секретарь директора рудника “Таймырский”. “Секретарь должен ограждать руководителя от решения маленьких проблем, освобождать от нерациональных затрат  времени. Нужно чувствовать настроение руководителя, создавать как можно более комфортную обстановку – и тогда все большие проблемы будут быстрее и легче решаться, – говорит  Анастасия Мишова. –  Главные таланты секретаря – умение подстраиваться под ситуацию, не бояться ответственности, не перебивать, задавать уместные вопросы, в нужные моменты молчать, слушать, а главное – слышать”. Секретарь для начальника – и ближайший помощник, и таможня, и охрана, уверена Тамара Давыденко, за время работы которой сменилось много руководителей. Если начальник погружен в важную работу, нельзя, чтобы к нему ходили и хлопали дверьми. Следует стойко оборонять рубежи: “Он занят”. Если что-то непонятно, не нужно бояться переспросить, ведь начальник и секретарь скорее коллеги, заинтересованные в общем деле. Важная задача – следить, чтобы начальник не забыл про какое-нибудь мероприятие, и своевременно напоминать о запланированных делах. “Роль секретаря в решении любых вопросов и задач – обеспечить грамотный стиль, ритм и четкие правила организации работы руководителя, – считает Ирина Шистерова. – Для этого нужны знания основ делопроизводства, психологии и личные качества: исполнительность, пунктуальность, доброжелательность, а главное – умение найти выход из любой непредвиденной ситуации”.   Голова как ежедневник “Входящие и исходящие звонки, документооборот, составление писем по поручению руководителя, организационные вопросы, встреча гостей, планирование дня руководителя, оповещения приглашенных на совещания, заказ авиабилетов, бронирование гостиниц, подготовка командировочных документов, личные поручения и многое другое”, – перечисляет Анастасия Мишова возможные дела только одного рабочего дня. “Рабочий день вмещает в себя так много, это как маленькая жизнь!” – говорит Ирина Шистерова. Одно только слово “документооборот” может напугать  несведущего человека. Как они умудряются ничего не напутать с этими бумагами? “Терпение и труд все перетрут! Немаловажная особенность – внимательность”, – отвечает на вопрос Лариса Москвина. “Всегда несколько раз читаю документ, перед тем как его отправить, – рассказывает Анастасия Мишова. –  Если нет времени или отвлекают звонки, лучше отложить документ и перечитать его еще раз в более спокойной обстановке”. “Приходит документ, я могла бы и не вникать в суть, а поставить штамп входящего регистрационного номера и передать руководителю на рассмотрение, – говорит Тамара Давыденко. – Но я к каждому документу подхожу индивидуально, например, обязательно обращу внимание руководителя: установлены сроки”. Тамара Давыденко приходит на работу  в 7.20, хотя рабочий день у нее начинается в 9.00. Пока никого нет, регистрирует документы и раскладывает по ячейкам. Потом начинается водоворот дел, из которого им каждый день удается выбраться на сушу живыми и невредимыми. Спрашивается, как можно упомнить все дела? У секретарей какие-то особые ежедневники? “Я бы сказала, голова как ежедневник!” – шутит Лариса Москвина. “Самый особый ежедневник – это память и грамотное планирование работы на год”, – уверяет Ирина Шистерова. “Ежедневник – мой надежный помощник, – говорит Анастасия Мишова. –  Новый день начинается с чистого листа. Утром пишу план на день – что сделать, кому позвонить, о чем напомнить руководителю. В течение дня исполненные дела вычеркиваю. И так каждый день… Особый пунктик у меня – люблю красивые ежедневники с качественной бумагой, всегда их покупаю себе сама – в основном на материке или заказываю через Интернет”. Рабочий день окончен. Можно отдохнуть? Любая работа состоит из приятных и неприятных моментов.  Лариса Москвина и Тамара Давыденко считают, что их работа в целом хороша и интересна. “Очень люблю готовить открытки к праздникам – придумывать дизайн и текст поздравлений, встречать гостей – здесь нужно знать, даже как профессионально подать кофе, – отвечает на вопрос Анастасия Мишова. – Не очень люблю рутинную и однотипную работу – отправку факсов, печать конвертов. А вообще, стремлюсь выполнять даже самые банальные операции творчески и наиболее эффективно”. “Самое приятное – соблюдение корпоративных традиций и участие в них, – считает Ирина Шистерова. – Неприятного в моей работе нет, самое страшное – это не выполнить свои непосредственные обязанности и тем самым подвести руководителя или коллег”. Рабочий день окончен. Может ли секретарь напрочь выбросить из головы служебные дела? “Это вряд ли, – отвечает Лариса Москвина. – Уже по дороге домой строишь планы на завтра”.   “Когда поступают новые нормативные документы, бывает, даже беру домой, –  говорит Тамара Давыденко, – внимательно изучаю, делаю пометки и закладки – для удобства в работе”. “Напрочь выбросить из головы служебные дела можно не всегда, – поясняет Ирина Шистерова. – Некоторые из них запланированы на выходные дни, и нужно позвонить  руководителю и напомнить о мероприятии. Руководитель может позвонить, чтобы что-то уточнить.  Поэтому важно помнить обо всем и при необходимости предоставить информацию по телефону”. Анастасия Мишова считает, что после работы нужно отключаться от рабочего процесса: “Я провожу свободное время с семьей и стараюсь не думать о работе. А каждый следующий день начинаю с улыбки – так и работать легче!” Учились у профессоров   “Заполярный вестник” попросил участниц опроса нарисовать портрет идеального, с их точки зрения, секретаря.  “Вопрос к руководителям!” – ответила Лариса Москвина, но добавила, что нужные качества приходят с опытом работы. “Идеальный секретарь – для меня это девушка с высшим образованием, обладающая достаточно серьезным интеллектом, с разносторонними способностями, деловой хваткой, с располагающей улыбкой и интересом в глазах, которая может держать весь рабочий процесс под контролем”, – высказала свое мнение Анастасия Мишова.   “Главное – ухоженная и аккуратная во всем, – ответила Тамара Давыденко, – коммуникабельная, грамотная, еще важнее – чтобы была   добросовестная и любила свою работу. Тогда все у нее будет получаться”. “Секретарь должен быть всегда в форме: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции, – нарисовала свой портрет Ирина Шистерова. –  И в то же время ему необходим дар чувствовать нюансы дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций – в частности, не видеть и не слышать того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел. Отличного знания делопроизводства в нашей работе недостаточно. Если любишь свою профессию – все нужно делать с желанием и огоньком. Основа всех основ – порядок во всем”. Примеры для подражания Ирина Шистерова взяла из жизни: “Моими учителями были Наталья Федоровна Черепанова, профессионал, человек с высокой организацией труда, у которого всегда и все разложено по полочкам, она научила меня самому важному –  думать. Нина Владимировна Павликова – профессор в своем деле. Когда бы ни обратился к ней с вопросом – всегда все разъяснит, научит, подскажет. Человек, у которого никогда не бывает плохого настроения. У нее я научилась терпению. Татьяна Федоровна Липчанская учила азам делопроизводства. Благодаря их поддержке, терпению и пониманию, я приобрела необходимые знания, опыт и стала не просто секретарем, но и помощником своему руководителю в течение уже 17 лет. С тех пор у меня ни разу не возникало желания поменять свою профессию на другую”.   На вопрос, важна ли роль секретаря в успешном функционировании предприятия, директор рудника “Таймырский” Сергей Горбачев ответил: “Такого вопроса не должно быть. Не может быть приемной руководителя предприятия без руководителя приемной. Равно как и наоборот. Только мне больше нравится слово не “секретарь”, а “руководитель приемной”. Мало того что она является лицом, это еще и ум предприятия. Нет таких вопросов, на которые руководитель приемной не смогла бы найти ответа. И нет такого человека, будь то ИТР или рабочий, к которому не смогла бы найти подход. Очень важен талант руководителя приемной со всеми по-человечески, без лишних эмоций поговорить, дать ответы на звонки разного рода, обеспечить своевременную обработку всех поступающих на предприятие документов. Это человек многофункциональный”. Начальник управления автоматизации производства Сергей Субботин высказал свое мнение: “Роль руководителя приемной в работе предприятия очень большая, тем более секретаря, который находится у меня в подчинении. Это человек очень высокой квалификации, достигший высот в своем деле. Когда я первый год работал на этой должности, многие вопросы для меня были новыми, по многим я получал квалифицированную консультацию именно у своего секретаря. Приятно всегда видеть улыбку на ее лице. Довольно часто мы общаемся по службе, можем вместе посмеяться. Это только помогает в работе. Со всеми бедами и проблемами люди в первую очередь приходят к ней. Тамара Ивановна всех выслушивает, со всеми в хороших отношениях. Основные вопросы решаются на уровне приемной, те, которые не решаются там, уже выходят на уровень начальника”.   “Заполярный вестник” поздравляет всех секретарей, в том числе секретарей медиакомпании “Северный город”, с профессиональным праздником!

Лариса Москвина по дороге домой строит планы на завтра Секретарь – это призвание, считает Анастасия Мишова Тамара Давыденко: “Это место мое”