Ровно год назад в подразделениях Заполярного филиала запустили новую автоматизированную cистему управления персоналом на платформе SAP.
Сейчас уже больше половины работников ЗФ подключились к терминалам самообслуживания, пользуются сервисом СМС-оповещения и личным кабинетом, чтобы получать информацию о зарплате и заказывать справки. Что еще может новая система, чем она удобна и выгодна и каковы промежуточные итоги года работы с ней, узнал “Вестник”.

Человеку непосвященному объяснить, что такое SAP, довольно сложно. Возможности этого программного продукта слишком широки. Сильно упростив, можно сказать, что новая автоматизированная система позволяет объединить в одной базе все процессы управления персоналом: кадровый учет, организационный менеджмент, расчет рабочего времени и заработной платы, аналитику и отчетность. SAP HCM (Human Capital Management – “управление человеческим капиталом”) лишь один из модулей платформы SAP. Что он дает сотрудникам компании? Прежде всего возможность круглосуточно и быстро получать информацию о своих персональных данных, не обращаясь в кадровую службу: самостоятельно распечатывать расчетные листки по зарплате, уточнять количество дней неиспользованного отпуска, заказывать необходимые справки и так далее. С запуском этой автоматизированной системы работникам Заполярного филиала “Норникеля” стали доступны три информационных сервиса: СМС-запросы, личный кабинет и киоски самообслуживания. Установка таких киосков – один из этапов внедрения SAP HCM. Сейчас на предприятиях ЗФ их девять, в том числе в АБК рудников “Таймырский”, “Октябрьский”, “Комсомольский” и “Заполярный”, а также на Предприятии технологического железнодорожного транспорта, в УАДиС, на Надеждинском и медном заводах. В этом году количество терминалов увеличат, и на каждом предприятии будет по одному-два киоска, из расчета один на 500 человек. Пользоваться киоском несложно. Логином для входа в систему служит номер сотового телефона работника. Чтобы узнать свой пароль, сотрудникам, которые подключены к СМС-информированию, нужно отправить бесплатное сообщение со словом kiosk на номер 1227. После ввода логина и цифрового пароля на телефон приходит одноразовый пароль, как в интернет-банке, для получения доступа к полному функционалу терминала. В этот функционал входят печать расчетных листков за любой промежуток времени на листе формата А4 (при этом, если работник забудет забрать листок из лотка, аппарат затянет его обратно, затемнит и сложит в отдельную стопку) и просмотр персональной информации: паспортных данных, количества накопленных дней отпуска, записей из трудовой книжки, а также заказ справок. С недавнего времени в киосках можно оформить билеты на рейсы авиакомпании NordStar без предварительного получения справки о трудоустройстве в “Норникеле”. Работникам, имеющим персональный компьютер, доступен еще один сервис – “Личный кабинет”. Он позволяет c рабочего места просматривать все свои данные и распечатывать расчетные листки или сохранять их в формате PDF. Отметим, что информация, которая хранится в общей базе и которую работник видит о себе, может влиять на его участие в социальных программах. Поэтому важно, чтобы каждый сотрудник, войдя в систему, удостоверился, что все данные о нем актуальны и достоверны. Первые результаты С начала запуска автоматизированной системы SAP HCM прошел год. Какие промежуточные итоги можно подвести? Об этом рассказали заместитель директора ЗФ по персоналу и социальной политике Андрей ГРИШИН и руководитель сервисной линии ООО “Норникель – Общий центр обслуживания” Василий КОРНЕЙЧУК. – В апреле 2016 года система SAP HCM запущена на всех предприятиях Заполярного филиала. Прошел год. Что можно сказать о ее работе? Выгода очевидна? Андрей ГРИШИН: – Выгоду от внедрения SAP HCM получили как сотрудники, так и компания в целом. Для “Норникеля” это повышение эффективности бизнес-процессов и возможность оперативного получения актуальной и подробной информации по персоналу. Пока программный комплекс SAP реализован не по всем модулям, а только в блоке управления кадровыми ресурсами – “эйч-ар” (HR, Human Resource – “человеческие ресурсы”. – Ред.). Сюда вошли функциональные модули управления временем, то есть табельный учет, а также основные блоки, с помощью которых мы начисляем зарплату, отражаем премии, переводим налоги, сводим аналитическую отчетность и так далее. То есть все документы, которые ведут службы по работе с персоналом во всех подразделениях Заполярного филиала, мы формируем в новой программе. – Чем отличается программа SAP HCM от “1С”, которой в Заполярном филиале пользовались раньше? – Их можно сравнить с машинами. Представьте, что вы ездили на “копейке”, а сейчас пересели на более дорогой, но современный и комфортный автомобиль. По Трудовому кодексу на предприятии должно храниться много персональных данных о работниках. В Заполярном филиале работают 23 тысячи человек. Прежняя программа, “1С”, хоть и была доработанная и продвинутая, но не тянула такой объем информации в одной базе. У нас было 16 баз “1С”, распределенных по разным предприятиям ЗФ. Было неудобно и долго получать данные по каждому в отдельности, а затем консолидировать. К примеру, до внедрения SAP закрытие зарплаты проходило по графику: какое-то предприятие должно было “закрыться” 2-го числа, какое-то 3-го, и так далее, вплоть до 9-го числа. Сегодня все платежки и переводы в банк формируются в один день одновременно. Сейчас мы ускоряемся и закрываем зарплату и полугодовую отчетность на два дня раньше, чем это было прежде. То есть, упрощенно, SAP – такая же программа, как “1С”, содержит те же персональные данные, но она более современна и удобна для интеграции, обработки и дальнейшей работы. И ее можно расширять, тогда как “1С” конечна. По прошествии года основными результатами успеха можно назвать время и деньги: скорость, с которой мы закрываем зарплату, и экономический эффект, который уже заметен. – Экономический эффект связан с уменьшением штата сотрудников отделов по персоналу? – После внедрения SAP HCM мы провели определенные оптимизационные мероприятия. У нас было около 30 человек, желающих по разным причинам уволиться из расчетной группы, и они это сделали в течение года. На их место уже никого не принимали. 30 человек – это та оптимизация, которая произошла в течение года, и тот эффект, который уже закреплен. Курс на оптимизацию и повышение эффективности мы сохраним и в дальнейшем. Предполагается, что в течение ближайших двух лет число специалистов в этой сфере уменьшится еще на 120 человек. Сейчас их в Заполярном филиале работает чуть больше 400. Но говорить, что это только кадровики, неправильно: надо понимать, что это огромный конгломерат людей с разными функциями. Кто-то отвечает за кадровое администрирование, кто-то – за начисление зарплаты, аналитику, пенсионный и воинский учет, обучение, отчетность, эти специалисты обрабатывают огромное количество информационного потока самых разных направлений. – Сколько работников Заполярного филиала уже пользуются новой системой? Василий КОРНЕЙЧУК: – Сейчас около 13 тысяч сотрудников из 23 тысяч общей численности пользуются сервисом СМС-информирования и киосками самообслуживания. Это достаточно хорошая динамика, и мы совместными усилиями будем повышать степень проникновения этой услуги. Еще порядка четырех тысяч работников имеют доступ в личный кабинет. То есть с персонального компьютера могут посмотреть свой расчетный листок, получить информацию о стаже и другие сведения из трудовой книжки, заказать справки. На днях мы запустили новый сервис – приобретение авиа-билетов компании Nordstar через систему SAP. Если смотреть на опыт главного офиса, то там в прошлом году через личный кабинет запущена программа пожертвований, она получила достаточно хорошую поддержку на уровне руководства компании. Пока она действует только в главном офисе, но планируется тиражировать ее и на другие подразделения “Норникеля”. То есть мы планомерно развиваем платформу, делаем ее более удобной и повышаем количество и доступность услуг. – На первоначальном этапе внедрения SAP HCM на предприятиях “Норникеля” система объединила базовые процессы управления персоналом. Какие сейчас стоят задачи? Какие еще услуги будет предоставлять программа? Василий КОРНЕЙЧУК: – В начале апреля мы провели ряд встреч с представителями структурных подразделений Заполярного филиала, чтобы подвести годовые итоги эксплуатации новой системы. В целом коллеги отмечают существенные изменения в системе и ее улучшение. Мы и в дальнейшем нацелены на повышение производительности и эффективности работы системы. Сейчас идет обучение HR-сотрудников по ведению кадрового резерва в системе SAP. То есть она позволяет заниматься не только учетными функциями, но и направить внимание на развитие людей, кадрового потенциала, на формирование преемственности. До конца года запланированы определенные мероприятия, чтобы задачи, которые перед нами поставил “Норникель”, были реализованы. Прежде всего это сокращение времени сдачи отчетности и повышение эффективности труда. В целом, как уже сказано, мы развиваем систему не только для менеджеров и HR-подразделений, но и для всех сотрудников “Норникеля”. Поэтому, кроме базового функционала, запускаем сервисы для рядовых работников. Андрей ГРИШИН: – В ближайшее время наше внимание будет сфокусировано прежде всего на удобстве системы для работников и расширении ее возможностей. Например, в графике на второй квартал этого года стоит запуск таких дополнительных функций, как заказ справки 2-НДФЛ, справки о среднем заработке, копии трудовой книжки и других документов. Простой пример: работнику надо взять кредит в банке, требуется куча справок. Не выходя из дома, работник сможет через сотовый телефон отправить СМС-запрос и получить подтверждение – через три дня вы получите все документы на работе или, в случае экстренной необходимости, надо приехать туда-то, вам все приготовят. Эта опция будет доступна не только через мобильное приложение в сотовом телефоне, но и через киоски самообслуживания на предприятиях. Что касается защиты персональных данных, тут можно абсолютно не беспокоиться: все справки будут выдавать только по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. – Есть ли какая-то статистика, сколько человек в день пользуются киосками самообслуживания, личным кабинетом, отправляют эсэмэски? Василий КОРНЕЙЧУК: – Мы постоянно мониторим активность работников по киоскам самообслуживания, по личному кабинету. Так, киосками самообслуживания в Заполярном филиале пользуются порядка 260 человек в день. Это достаточно хорошая цифра на текущий момент, но мы понимаем, что степень проникновения этой услуги надо повышать и делать ее более доступной. Конечно, основные периоды пользования приходятся на момент расчета заработной платы, и наиболее востребованный сейчас сервис – посмотреть расчетный листок. Еще до того, как деньги придут на карточку. Андрей ГРИШИН: – В конечном итоге услуга “эйч-ар” должна стать для наших работников такой же доступной, привычной и обыденной, как Интернет, где в любой момент можно найти и посмотреть нужную информацию. Или как банкоматы, которыми сейчас умеют пользоваться даже пожилые люди.   СПРАВКА Название SAP – это аббревиатура от немецкого Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung, в переводе – “Системы, приложения и продукты в обработке данных”. Такое название дали своей компании пять бывших инженеров, которые после увольнения из IBM в 1976 году основали свою компанию по разработке программного обеспечения для бухгалтерского и системного учета. Сейчас SAP считается одной из лучших технологий в мире. В России SAP работает с начала 90-х годов. Платформой в основном пользуются крупные и успешные предприятия и корпорации, так как установка и обслуживание этого программного продукта довольно сложная, требует высокой квалификации обслуживающего персонала и значительных финансовых затрат.   ВАЖНО Автоматизированная система управления персоналом SAP на предприятиях “Норникеля” внедряется с января 2015 года. Сначала на новую систему перешел главный офис компании, потом ее запустили на Кольской ГМК, в “Печенгастрое” и геолого-разведочной компании “Быстринское”. Заполярный филиал подключен к системе с 1 апреля 2016-го. С любыми вопросами по работе сервисов самообслуживания можно круглосуточно обращаться в службу поддержки по телефону 8-800-700-59-11.   ЧТО МОЖЕТ SAP Работникам Заполярного филиала стал доступен новый сервис по оформлению в киосках самообслуживания и “Личном кабинете” билетов на рейсы авиакомпании NordStar. Покупка проездных документов через киоск самообслуживания и “Личный кабинет” дает возможность работникам компании приобрести авиабилеты со скидкой для себя и своих родственников без предоставления справки о трудоустройстве в “Норникеле” в “Норильск-ТАВС”. – Сервис позволяет реализовать полный цикл покупки – от выбора рейса до печати билетов в полноразмерном формате А4. Кроме того, после приобретения система вышлет билет на адрес вашей электронной почты, – пояснил Игорь Шевченко, руководитель проектов ООО “Норникель – Общий центр обслуживания». Он уточнил, что оплата билетов производится с помощью банковских карт по зашифрованному каналу, поэтому “работники могут быть уверены, что данные их карт под надежной защитой современных IT-технологий”. Заполярный филиал – первое подразделение “Норникеля”, где запускается новая услуга. – Проектная команда рассчитывает, что данный сервис будет пользоваться популярностью. Особенно это актуально в свете предстоящего ремонта взлетно-посадочной полосы норильского аэропорта, – подытожил Шевченко. При оформлении билетов на рейсы NordStar через киоски самообслуживания или “Личный кабинет” следует учитывать два момента: чтобы приобрести билеты не только для себя, но и для членов семьи, необходимо сообщить их данные (ФИО, дата рождения, номер паспорта/свидетельства о рождении) в отдел по работе с персоналом; дети до 12 лет принимаются к перевозке только в сопровождении взрослого пассажира. Генеральный директор “Норильск-ТАВС” Ирина Свиридова пояснила, что обмен или возврат авиабилетов, купленных в киосках самообслуживания и посредством “Личного кабинета”, будет производиться на тех же условиях, что и при покупке проездных документов в кассах “Норильск-ТАВС”. Для обмена или сдачи авиабилета нужно прийти в кассу “Норильск-ТАВС” и осуществить нужную процедуру в обычном порядке.